公文写作的格式

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　　公文写作的格式

　　第一节 文头写作要领

　　文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅，上行文头占首页2/5篇幅，下设正红间隔横线与主文部分隔开。如果是党务公文，间隔横线正中印有红五角星。

　　一、份号

　　份号，指公文总印发数中某份公文的序号。

　　组成：规定6位数。如“份号000015”，表示此份文件是该

　　文总印数中的第15份。

　　位置：在文头左上端，顶格书写。

　　作用：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发;便于机密文件的分发和回收。

　　二、秘密等级

　　组成：我国《保密法》分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“★” 。“★”前标密级，后标期限。如“机密★5年”。

　　位置：在份号下边。

　　三、紧急程度

　　组成：分为“急件”和“特急”。

　　作用：使受文机关明确公文处理的时间要求。

　　位置：在秘密等级下边。

　　四、发文机关标识

　　发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。

　　组成：由“发文机关称谓+文件”组成。如“中共中央文件”、

　　“国务院文件”、“ ××乡人民政府文件”等。位置在文头的中心，用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。如“中国共产党××市委员会”可以简称“中共××市委”。如果联合行文，可以用主办机关名称，也可以各机关联署，主办机关排列在前。

　　五、发文字号

　　简称文号，指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。

　　组成：包括“机关代字+年份+序号”三部分。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写，不要把“1998”简化为“98”，并用方括号“ [ ] ”括住。如“中办发[1998]5号”，表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。联合行文，只标明主办机关的发文字号。

　　作用：1.收发文件一般都要登记发文字号;2.便于公文处理和查找。公文的标题可以相同，但是发文字号是不相同的。引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。

　　位置：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。

　　六、签发人

　　签发人指批准发出公文的机关领导人。《办法》规定：“公文

　　由本机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发，经授权有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任签发。”

　　位置：在发文字号右侧空两格的地方。
 

　　第二节 文尾写作要领

　　文尾由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。

　　一、主题词

　　主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。

　　作用：方便检索和存储以及办公自动化。

　　位置：抄送机关上方。

　　要求：按照《国务院公文主题词表》(1994年4月修订)，

　　选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于2个，一般不超过5个。

　　顺序：先标类别词，如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等。再标类属词，分两部分，一是反映文件内容的词，如“水土保持”，二是反映文件形式的词即文种，如“通知”。例如：《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》(国发[1998]16号)的主题词是“教育 学生 就业 通知”，

　　二、抄送

　　抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。《办法》第14条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。《办法》第20条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”

　　三、印发机关和印发时间

　　前者一般是机关的中枢办公部门。

　　位置：抄送机关下方。

　　后者指该公文送印或发出时间。

　　位置：在印发部门右边。

　　四、印数

　　印数指公文印制总数。

　　位置：印发时间正下方，向右不顶格。
 

　　第三节 正文写作要领

　　正文(主体)由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识(单一发文印章和联合行文印章)、附注等要素。

　　一、标题

　　公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。

　　位置：间隔横线下方适中位置。

　　组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：

　　1.规范式：三部分，即“发文机关+事由+文种”――用于重要、庄重的公务。

　　2.灵活式：

　　(1) 两部分：一是“发文机关+文种”。

　　以上标题下面可加题注(用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间)。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。

　　二是“事由+文种”。

　　三是“转发+始发机关及原通知标题”(如《转发国务院关于费改税的通知》)或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”(如《转发国务院关于费改税的决定的通知》)。

　　(2)一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。

　　书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列;单行或多行都要居中排列，匀称美观。

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