公文写作的格式(2)

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　　二、主送机关

　　主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。

　　位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。

　　行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。

　　下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。

　　面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。

　　这里有一个行文规则的大问题。

　　行文规则反映了机关单位的组织关系。

　　我国社会组织的机关单位，可以分为三大类型。

　　1.政权机关，包括：

　　立法机关体系：自全国人民代表大会(省以上立法机关或

　　经全国人民代表大会授权的市立法机关才有立法权)至乡镇人民代表大会。

　　行政机关体系：依次大致是中央人民政府即国务院;省、市(四大直辖市)、区(各自治区和香港特别行政区)政府;市、州(自治州)政府;市(县级市)、区(市辖各区)、县政府;乡、镇政府共五级。

　　司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。

　　其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。

　　2.团体机关，包括：

　　中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的

　　权力核心;

　　中国共产主义青年团机关体系;

　　全国工会机关体系;

　　全国妇女联合会机关体系。

　　等等。

　　3.实体机关，包括：事业单位机关，均为国家提供一定的

　　经费，如学校和研究单位的机关;企业单位机关。一般纵向级别较少。

　　各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局，应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门的首脑一般称部门负责人。

　　这些机关的组织关系，有以下几种：一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。上行文报告和请示都是面向上一级机关或部门。二是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以使用。三是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是录属关系。这一关系，上级常用普性性下行公文，有时也越级用上行文(必须抄送上一级即直接上级机关部门)。四是非隶属关系，指不是同一系列不发生直接职能往来的机关部门之间的关系，不论是相同级别还是不同级别。函是这种关系所用的文种。

　　《办法》第12条规定：“各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。”党政机关之间一般不要互相行文。

　　《办法》第13条规定：“政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级人民政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。”上级政府的职能部门，同下级政府是平级关系，并且只负责管理某一方面的职能业务工作，所以即使得到政府机关的授权，也只能在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文，行文时还必须在正文的开头说明授权的机关或领导人。

　　三、正文

　　在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。

　　主旨，是作者通过全部内容所表达的基本观点。首先，主旨是作者产生的。材料是客观的，结构是传统的或规定的，语言是早就存在的，这些作者都只是运用选择的功夫而已。而主旨则是作者的。其次，主旨建立在全部材料的基础上，是对材料的认识。再次，主旨是对材料的抽象认识，表现为一个判断句，有主语、谓语和宾语。如“今年我公司工作大有成效”。字数一般在10个左右。

　　作用：主旨是公文的核心，也可以比喻为灵魂、统帅，决定着材料、结构和语言等公文要素的取舍。

　　要求：在符合党和国家的政策和法令的前提下，要注意机关领导意图(一般来说，领导会交代写作任务、中心意思即主旨以及要点)，还要注意单一、深刻等。

　　正文包括原由、事项和结尾三部分。

　　原由：

　　(一)依据类。有以下几种方式：

　　(1)情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等;常用“目前”和“19╳╳”之类时间状语 ;简介人物及事迹。

　　(2)文件式：常用“根据”、“据”;往往是一句话。

　　(3)意义式：议论方式;常用“是”。

　　(4)作用式：常用“将使”、“使”。

　　(二)目的类。常用介词“为”、“为了”。

　　原由部分可省略，或只省略依据类、目的类之一。

　　事项：

　　内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。

　　这部分是中心，有两种结构供选择使用：

　　(1)并列式。在公文中最为常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，即重要的在前面，依次进行，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

　　自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四等，每个序数后用顿号(占一格)。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号和小标题之间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字(一)(二)(三)(四)等，后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1 2 3 4等，后面加圆点。第四层，用半圆括号阿拉伯字(1)(2)(3)(4)等，四层序码的顺序是一、(一)、1、(1)，不能颠倒，也不能混用。此外，还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式(;)，也可用句子式并列起来。

　　与之相联，序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为“第一(汉字小写)章”或“总章”。条表达为“第一(汉字小写)条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“(一)”或“1”等。款表达为自然段。

　　(2)递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

　　在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

　　结尾，常见有：

　　(1)专用语，一般文种都有，如“请予批复”、“特此通知”等。

　　(2)希望、号召类。至少一段话。

　　有的公文没有结尾。

　　从公文写作程式上看，这里必然存在着基础性的写作问题，主要是属于结构范围的规范段的写作、公文语言的选择及修养和起稿技巧，在本章最后部分将给以阐述。

　　四、附件说明

　　附件是正件附属材料名称和件数的标注。

　　位置：正文左下侧。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。

　　种类：一是补充说明主件某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等技术性公文。二是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章，其名称在正文中已有交待，在“附件”项内就不必重复标示。

　　五、成文时间

　　指公文生效的法定时间。或用汉字小写数字，如“一九九九年五月十日”，或用阿拉伯数字。

　　种类：一是发出日期，这是一般性文件;二是签发日期;三是通过日期，这是会议文件。

　　六、印章

　　它是公文效力最权威的凭信。公文除会议纪要和印制有特

　　定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。

　　位置：压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

　　七、附注

　　作用：说明其它项目不便说明的事项，如传达范围、引文出

　　处或名词术语。

　　位置：成文时间下方左侧。
 

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